STANDARD AVBOKNINGSPOLICY
Definitioner
En konferens är när lokaler tillhandahålls med eller utan förtäring, för konferens, möte och/eller festvåningsbeställning. Beställare är den person – juridisk eller fysisk – som är betalningsskyldig för arrangemanget. Med anläggning avses den leverantör som levererar lokal och förtäring. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, och priset för särskilt beställda tjänster.
Avbokningsregler
För kostnadsfri avbokning gäller skriftligt besked senast 4 veckor innan arrangemangsdatumet.
Avbeställning skall ske skriftligt.
Är deltagarantalet färre än vad som är beställt är beställaren skyldig för det felande antalet.
a) Vid avbeställning av hela eller delar av arrangemanget senare än fyra veckor före avtalad konferensstart, skall beställaren ersätta företaget med 3 femtedelar av det avtalade priset för konferenslokaler och måltider, allt i den mån lokalerna ej kunnat återsäljas.
b) Vid avbeställning av hela eller delar av arrangemanget senare än två veckor före avtalad konferensstart, skall beställaren ersätta företaget med fyra femtedelar av det avtalade priset för konferenslokaler och måltider, allt i den mån lokalerna ej kunnat återsäljas.
c) Vid avbeställning av hela eller delar av arrangemanget senare än en vecka före avtalad konferensstart, skall beställaren till fullo ersätta företaget det avtalade priset, allt dock i den mån lokalerna ej kunnat återsäljas.
Om företaget haft särskilda kostnader till följd av beställningen, skall dessa ersättas till fullo av beställaren.
Antalet personer/kuvert för förtäring kan justeras kostnadsfritt 5 arbetsdagar innan arrangemang, därefter debiteras 50 %. Avbokning av antal kuvert samma dag debiteras 100 %.
Alla justeringar måste ske skriftligt direkt med anläggningen.
Specialkost
Anläggningen önskar skriftlig förbeställning av specialkost av medicinska, religiösa eller etiska skäl senast 5 arbetsdagar innan arrangemangets start.
Betalningsvillkor
På alla angivna priser i svenska kronor tillkommer svensk mervärdesskatt i enlighet med gällande lagstiftning vid faktureringstillfället. Betalning kan ske via faktura innan genomförande eller med kort på plats. Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna ska betala något var för sig måste detta godkännas av anläggningen. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning ska ske enligt överenskommelse. Om betalningsfristen överskrids har anläggningen rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering kan det tillkomma en faktureringsavgift.
Beställning
Beställning kan ske muntligt eller skriftligt. TimeToMeet bekräftar mottagandet av en beställning skriftligt inom 48 timmar.
Värdefull egendom
Om beställaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i anläggningens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, ska beställaren upplysa anläggningen om detta. Vid stöld eller liknande är anläggningen ersättningsskyldig endast om anläggningen genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.
Force majeure
Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll, berättigar leverantören att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.
Ansvar för egendom/vållande av skada
Anläggningen har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i arrangörens lokaler. Skulle det visa sig att anläggningen eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förkommit eller skadats, ansvarar leverantören för den förkomna/skadade egendomen. Anläggningen ansvarar också för egendom som förvaras i av leverantören låst förvaringsutrymme, om inte egendomen är av särskilt högt värde. Beställaren är å sin sida ansvarig för skada som denne själv eller dess deltagare genom försummelse vållar leverantören.
