SIS ALLMÄNNA VILLKOR FÖR HYRA AV KONFERENSRUM I SIS CONFERENCE CENTER
1. DEFINITIONER
Beställaren är den person, juridisk eller fysisk, som är betalningsansvarig för mötet/-ena.
Deltagaren är den person som deltar i Konferensen.
Möteshållaren är den person som håller i mötet i Konferensen.
Konferens/Konferensen är platsen hos SIS där mötet äger rum.
2. BOKNING
Bokning sker genom att parterna ingår detta Avtal. 3 arbetsdagar före mötets början skall Beställaren lämna uppgift om det definitiva antalet Deltagare, önskemål om möblering i möteslokalen/-erna och utrustning samt program med tider för måltider och raster.
Senast onsdag, veckan innan mötets början ska Beställaren enbart uppge (vid behov) antalet Deltagare som har behov av specialkost p.g.a. allergier. Därmed bör Beställaren ej uppge namnen på de Deltagare som har behov av specialkost p.g.a. EU:s Dataskyddsförordning.
3. PRIS MÖTESRUM
Debitering sker enligt gällande prislista i Avtalet.
4. FÖRTÄRING
All förtäring beställs som i din bokning i enlighet med detta Avtal enligt gällande prislista. En tid till all förtäring som beställs och schema till all förtäring ska vara skickat av Beställaren till SIS senast torsdagen veckan innan mötet.
5. BETALNING
Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningens uppkomna kostnader i enlighet med punkten 2 i vtalet, även om dessa skall betalas var för sig av Deltagarna. SIS fakturerar Beställaren för hela mötet i enlighet med punkten 2 i Avtalet. Om Deltagare inte nyttjar beställd måltid debiteras det som om att den nyttjats.
Fakturering sker en gång i månaden och faktureras efter genomfört möte/-n.
6. VÄRDEFULL EGENDOM
Om Beställaren och/eller Deltagare och/eller Möteshållaren vill ta med sig egendom av högt värde och förvara den i Konferensens förvaringsutrymmen, bagagerum eller värdeskåp, skall Beställaren upplysa SIS om
detta. Vid stöld eller liknande är SIS ersättningsskyldig endast om SIS skriftligt bekräftat att åta sig att ansvara för egendomen.
7. ÖPPETTIDER
Konferensen är öppen måndag – fredag, mellan 08:00-17:00. För det fallet utvidgade tider önskas meddelas det i samband med bokningen och debiteras med 1.500 kr/timme/rum och 675/timme/personal exkl. moms. Extra öppettider i helger är möjligt fram till klockan 21:00, kontakta Konferensen för prislista till helger.
8. AVBOKNING
Avbokning görs skriftligt. Om hela bokningen avbeställs inom 3 veckor före mötets början eller inte alls debiteras rumskostnaden. Förtäring och andra kostnader som är icke rum relaterade ska avbokas 3 arbetsdagar innan annars debiterar Beställaren kostnaden av förtäring.
9. PRELIMINÄR BOKNING
Det går bra att göra en preliminär bokning där möjlighet finns att behålla lokalen längre än avbokningstiden såvida ingen annan behöver lokalen. Då behöver den som gjort den preliminära bokningen samma dag bestämma om lokalen ska avbokas eller låsas med gällande avbokningsregler som följd.
10. BYTE AV LOKAL
Byte av lokal går att göra fritt utan kostnader fram till 3 veckor före Konferensens början.
Om avbokningstiden passerat och man vill byta till en mindre lokal går det bra, debitering sker då av ursprungsvärdet för den större lokalen. För byte till större lokal debiteras priset för den nya större lokalen. Vid byte av lokal kontaktas alltid konferenspersonalen.
11. FORCE MAJEURE
Strejk, lockout, eldsvåda, explosion, krig eller liknande krigstillstånd, väsentliga
inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför leverantörens kontroll,
berättigar SIS att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.
12. RESERVATION FÖR PRISÄNDRINGAR
Om SIS vill reservera sig för prishöjningar skall detta tydligt anges i den skriftliga bekräftelsen av bokningen. SIS skall omgående informera Beställaren när pristillägg sker.
13. ANSVAR FÖR EGENDOM/VÅLLANDE AV SKADA
Beställaren är ansvarig för samtliga Deltagare och Möteshållare under hela Konferensens gång. Beställaren är skyldig att informera sina Deltagare och Möteshållare om utrymningsvägar och möjligheten att nyttja låsbara förvaringsboxar. SIS ansvarar inte för förluster av värdesaker.
Samtliga lokaler är alltid låsta och Beställaren kvitterar ut ett passerkort till bokat mötesrum. Beställaren är ansvarig att alltid se till att dörren är låst när man lämnar lokalen. När mötet är avslutat lämnas inpasseringskortet på avsedd plats.
14. PERSONUPPGIFTSBEHANDLING
SIS lagrar och behandlar Beställarens personuppgifter och personer som härrör till Beställaren i elektronisk form och i pappersform. Med personuppgifter avses exempelvis namn, adress, telefonnummer, e-mail, bild, ljudupptagning, bokningsnummer, kundnummer och faktureringsuppgifter. SIS kan även komma att publicera bild, ljudupptagningar och arbetsrelaterad information om Beställaren och personer som härrör till Beställaren på SIS:s intranät, hemsidor, i artiklar, marknadsförings- och utbildningsmaterial. Personer som härrör till Beställaren kan exempelvis vara Möteshållaren och Deltagarna i den aktuella Konferensen (kollektivt benämnt ”Behörig person”). Detta gör SIS för fullgörande av detta avtal och allmänna villkor, för att fullgöra SIS:s skyldighet enligt lag eller annan författning, för fakturerings-, och bokföringsändamål, för marknadsföringsändamål, för reklamationshantering, för kundservice, säkerhets, sekretess- och administrationsfrågor, kvalitetsarbete, affärsutveckling (för att bestämma hur SIS internt ska vidareutveckla och prioritera bland SIS produkter och tjänster), för bl.a. kund- och marknadsanalyser (för att kartlägga och analysera vilka våra kunder är, hur marknaden för SIS tjänster ser ut och för att SIS ska kunna skicka erbjudanden till specifika kundgrupper) samt för statistiska ändamål (för att få bättre kunskap om hur SIS kunder utnyttjar SIS tjänster och produkter). SIS kan komma att överföra Beställarens och Behörig persons personuppgifter utanför SIS till Stockholm Catering AB och Multinet AB för fullgörande av detta avtal och dessa allmänna villkor. SIS säkerställer att en adekvat skyddsnivå enligt gällande personuppgiftsregelverket uppfylls vid en sådan överföring av personuppgifterna till en annan organisation utanför SIS. Behandling av personuppgifterna kommer att ske så länge personuppgifterna behövs för de aktuella ändamålen.
Beställaren och Behörig person har rätt att efter skriftligt undertecknad ansökan av Beställaren och/eller Behörig person ställd till SIS, Box 45443 SE-104 31 Stockholm, få besked om vilka personuppgifter som SIS behandlar som kan härledas till Beställaren och/eller Behöriga person, vad syftet med personuppgiftsbehandlingen är och hur SIS behandlar dennes personuppgifter. Beställaren och/eller Behörig person har också rätt att begära rättelse i fråga om dennes personuppgifter eller kräva att SIS skall radera dennes personuppgifter eller begränsa behandlingen av dennes personuppgifter. Beställaren och/eller Behörig person har också rätt att få sina personuppgifter överförda till ett annat företag eller organisation (sk. dataportabilitet). Beställaren och/eller Behörig person har också rätt att invända mot SIS:s behandling av dennes personuppgifter och inge klagomål till Datainspektionen.
Genom att Beställaren ingår detta avtal och dessa allmänna villkor intygar och försäkrar Beställaren att Beställaren och Behörig person vars personuppgifter SIS kommer att behandla med anledning av detta avtal samt allmänna villkor är informerade om SIS:s behandling av personuppgifter i enlighet med denna punkten 14.
15. ORDNINGSREGLER
Beställaren och dess Deltagare och Möteshållare åtager sig att respektera de ordningsregler som Beställaren, Deltagaren och Möteshållaren har att iaktta i förhållande till SIS samt de ordningsregler som SIS från tid till annan tillämpar för hyresgästerna i lokalen.
16. ANDRAHANDSUTHYRNING
Beställaren äger inte rätt att utan SIS skriftliga tillstånd upplåta eller hyra ut lokal eller mötesrum i andra hand.
17. FULLSTÄNDIG REGLERING
Avtalet med dess bilagor utgör parternas fullständiga reglering av alla frågor som Avtalet berör. Alla skriftliga eller muntliga åtaganden och utfästelser som föregått Avtalet ersätts av innehållet i detta Avtal med bilagor.
18. TVISTLÖSNING
Svensk lag gäller för detta Avtal. I händelse av tvist med anledning av detta Avtal är Parterna överens om att initialt göra ett fullständigt försök i att först lösa tvisten genom förhandlingar mellan Parterna på exekutiv nivå och förlikas, i den mån det är rimligt under rådande omständigheter, innan Parterna avser att lösa tvisten genom skiljedomsförfarande i enlighet med denna punkten 18. Tvist i anledning av detta Avtal ska slutligt avgöras genom skiljedom administrerat vid Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut (”Institutet”). Institutets Regler för Förenklat Skiljeförfarande ska gälla om inte Institutet med beaktande av målets svårighetsgrad, tvisteföremålets värde och övriga omständigheter bestämmer att Regler för Stockholms Handelskammares Skiljedomsinstitut ska tillämpas på förfarandet. I sistnämnda fall ska Institutet också bestämma om skiljenämnden ska bestå av en eller tre skiljemän. Skiljeförfarandet ska äga rum i Stockholm.